Dalam kehidupan sehari-hari kita tidak dapat lepas dari aktifitas berkomunikasi. Berkomunikasi merupakan hal lumrah jamak dilakukan antara pihak yang satu dengan pihak yang lain untuk menyampaikan ide, gagasan atau pendapat masing-masing. Ada berbagai macam dan cara berbeda untuk menyampaikan informasi tersebut. Misalnya, anda mungkin menggunakan komunikasi verbal saat berbagi presentasi dengan beberapa orang dalam sebuah forum. Atau mungkin anda menggunakan komunikasi tertulis saat melamar pekerjaan atau mengirim surat elektronik (e-mail) kepada orang lain.
Ada empat kategori utama cara atau gaya komunikasi termasuk verbal, nonverbal, tertulis dan visual:
1 . Lisan (verbal)
Komunikasi verbal adalah penggunaan bahasa untuk mentransfer informasi melalui berbicara atau bahasa isyarat. Ini adalah salah satu jenis yang paling umum, sering digunakan selama presentasi, konferensi video, panggilan telepon, rapat dan percakapan satu lawan satu. Komunikasi verbal penting karena sangat efisien.
Berikut beberapa langkah yang dapat anda lakukan untuk mengembangkan keterampilan komunikasi verbal antara lain :
- Gunakan suara bicara yang kuat dan percaya diri. Apalagi saat anda menyampaikan informasi kepada beberapa atau sekelompok orang, pastikan untuk menggunakan suara yang kuat agar semua orang dapat dengan mudah mendengar anda. Percaya diri juga diperlukan saat berbicara sehingga ide anda menjadi lebih jelas dan mudah dipahami orang lain.
- Gunakan mendengarkan secara aktif. Sisi lain dari penggunaan komunikasi verbal adalah mendengarkan. yang dimaksud adalah mendengarkan orang lain dengan penuh perhatian. Keterampilan mendengarkan secara aktif adalah kunci saat mengadakan rapat, presentasi, atau bahkan saat berpartisipasi dalam percakapan empat mata. Melakukannya akan membantu anda tumbuh sebagai komunikator yang handal.
- Hindari kata-kata pengisi. Mungkin anda tergoda karena terbiasa, terutama selama presentasi, untuk menggunakan kata-kata pengisi seperti “um,” “seperti”, “jadi” atau “ya.” Meskipun mungkin terasa alami setelah menyelesaikan kalimat atau berhenti sejenak untuk mengumpulkan pikiran anda, hal itu juga dapat mengganggu audiens. Cobalah menyajikan kepada teman atau kolega terpercaya yang dapat menarik perhatian saat anda menggunakan kata-kata pengisi. Cobalah untuk menggantinya dengan menarik napas saat anda tergoda untuk menggunakannya.
2 . Nonverbal
Komunikasi nonverbal adalah penggunaan bahasa tubuh, gerak tubuh dan ekspresi wajah untuk menyampaikan informasi kepada orang lain. Ini dapat digunakan baik secara sengaja maupun tidak sengaja. Misalnya, anda mungkin tersenyum secara tidak sengaja saat mendengar ide atau informasi yang menyenangkan atau menyenangkan.
Jika mereka menunjukkan bahasa tubuh yang “tertutup”, seperti lengan disilangkan atau bahu membungkuk, mereka mungkin merasa cemas, marah atau gugup. Jika mereka menunjukkan bahasa tubuh “terbuka” dengan kedua kaki di lantai dan lengan di samping atau di atas meja, mereka cenderung merasa positif dan terbuka terhadap informasi.
Berikut beberapa langkah yang dapat Anda lakukan :
- Perhatikan bagaimana perasaan anda secara fisik. Sepanjang hari, saat anda mengalami serangkaian emosi (mulai dari yang berenergi, bosan, bahagia, atau frustrasi), cobalah untuk mengidentifikasi di mana anda merasakan emosi itu di dalam tubuh anda. Misalnya, jika anda merasa cemas, anda mungkin memperhatikan bahwa perut anda terasa sesak. Mengembangkan kesadaran diri tentang bagaimana emosi anda memengaruhi tubuh dapat memberi penguasaan yang lebih besar atas presentasi eksternal tersebut.
- Bersikaplah sungguh-sungguh dengan komunikasi nonverbal anda. Usahakan untuk menunjukkan bahasa tubuh yang positif saat anda merasa waspada, terbuka, dan positif tentang lingkungan anda. Dapat juga menggunakan bahasa tubuh untuk mendukung komunikasi verbal jika anda merasa bingung atau cemas tentang informasi, seperti menggunakan alis yang berkerut.
- Tiru komunikasi nonverbal yang menurut anda efektif. Jika anda merasa ekspresi wajah atau bahasa tubuh tertentu bermanfaat untuk situasi tertentu, gunakan itu sebagai panduan saat meningkatkan komunikasi nonverbal anda sendiri. Misalnya, jika Anda melihat bahwa ketika seseorang menganggukkan kepalanya, itu mengomunikasikan persetujuan dan umpan balik positif secara efisien, gunakan itu dalam pertemuan anda berikutnya ketika anda memiliki perasaan yang sama.
3 . Tertulis
Komunikasi tertulis adalah tindakan menulis, mengetik atau mencetak simbol seperti huruf dan angka untuk menyampaikan informasi. Hal ini sangat membantu karena memberikan catatan informasi untuk referensi. Menulis biasanya digunakan untuk berbagi informasi melalui buku, pamflet, blog, surat, memo dan lainnya.
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat anda ambil untuk mengembangkan keterampilan komunikasi tertulis anda:
- Berusahalah untuk kesederhanaan. Komunikasi tertulis harus sesederhana dan sejelas mungkin. Meskipun mungkin berguna untuk memasukkan banyak detail dalam komunikasi instruksional, misalnya, anda harus mencari area di mana dapat menulis sejelas mungkin untuk dipahami audiens.
- Jangan mengandalkan nada. Karena anda tidak memiliki nuansa komunikasi verbal dan nonverbal, berhati-hatilah saat mencoba mengomunikasikan nada tertentu saat menulis. Misalnya, mencoba mengomunikasikan lelucon, sarkasme, atau kegembiraan mungkin diterjemahkan secara berbeda bergantung pada audiens. Sebaliknya, cobalah untuk membuat tulisan anda sesederhana dan sejelas mungkin dan tindak lanjuti dengan komunikasi verbal di mana anda dapat menambahkan lebih banyak kepribadian.
- Luangkan waktu untuk meninjau komunikasi tertulis anda. Menyisihkan waktu untuk membaca kembali e-mail, surat, atau memo anda dapat membantu mengidentifikasi kesalahan atau peluang untuk mengatakan sesuatu secara berbeda. Untuk komunikasi penting atau yang akan dikirim ke banyak orang, mungkin berguna untuk meminta kolega tepercaya meninjaunya juga.
- Simpanlah file tulisan yang menurut anda efektif atau menyenangkan. Jika anda menerima pamflet, email, atau memo tertentu yang menurut anda sangat membantu atau menarik, simpanlah itu sebagai referensi saat menulis komunikasi anda sendiri. Memasukkan metode atau gaya yang anda suka dapat membantu meningkatkan ketrampilan berkomunikasi seiring dengan berjalannya waktu.
4 . Visual
Komunikasi visual adalah tindakan menggunakan foto, seni, gambar, sketsa, bagan, dan grafik untuk menyampaikan informasi. Visual sering digunakan sebagai bantuan selama presentasi untuk memberikan konteks yang membantu di samping komunikasi tertulis dan / atau verbal. Karena orang memiliki gaya belajar yang berbeda, komunikasi visual mungkin lebih membantu bagi beberapa orang untuk mengonsumsi ide dan informasi.
Berikut beberapa langkah yang dapat anda lakukan untuk mengembangkan keterampilan komunikasi visual yaitu:
- Tanya orang lain sebelum memasukkan visual. Jika anda mempertimbangkan untuk berbagi bantuan visual dalam presentasi atau e-mail anda, pertimbangkan untuk meminta umpan balik dari orang lain. Menambahkan visual terkadang jika tidak tepat malah dapat membuat sebuah konsep menjadi membingungkan atau tidak jelas. Lebih tepat jika kita mendapatkan perspektif pihak ketiga agar dapat membantu anda memutuskan apakah visual menambah nilai komunikasi anda.
- Pertimbangkan audiens anda. Pastikan untuk menyertakan visual yang mudah dipahami oleh audiens. Misalnya, jika anda menampilkan bagan dengan data yang tidak dikenal, pastikan untuk meluangkan waktu dan menjelaskan apa yang terjadi dalam visual dan bagaimana kaitannya dengan apa yang anda katakan. Anda tidak boleh menggunakan visual yang sensitif, menyinggung, kekerasan, atau grafis sensitif dalam bentuk apa pun.
Untuk lebih meningkatkan ketrampilan berkomunikasi anda, tetapkan tujuan pribadi untuk menyelesaikan hal-hal yang ingin anda capai bertahap selangkah demi selangkah. Mungkin akan lebih bermanfaat untuk berkonsultasi terlebih dahulu dengan kolega, manajer, atau mentor terpercaya anda untuk mengidentifikasi area mana yang sebaiknya menjadi fokus pertama untuk dilakukan.